Describe un proceso concreto
Elige una tarea repetida: pasar solicitudes al sistema comercial, confirmar un estado de pedido o preparar un informe. Anota qué la inicia, qué datos necesita, quién la ejecuta y cómo termina. Si las personas siguen criterios distintos, aclara primero las reglas para evitar automatizar decisiones incoherentes.
Mide la situación actual
Registra frecuencia, tiempo aproximado y errores que requieren corrección. Incluye la revisión humana: reducir un paso puede trasladar trabajo a otro. Usa un periodo representativo y conserva ejemplos sin información innecesaria. El objetivo es comparar el proceso completo antes y después, no demostrar ahorro con una estimación optimista.
Comprueba herramientas y permisos
Verifica que las plataformas permiten la conexión necesaria y quién administra las cuentas. Define los datos mínimos, los permisos y los límites de uso. Presupuesta licencias, consumo y mantenimiento. Una integración también necesita alertas y una persona que atienda errores cuando un proveedor cambie su comportamiento.
Diseña excepciones y recuperación
Especifica qué ocurre si faltan datos, se repite una solicitud o falla un sistema. Evita que un reintento duplique pedidos o mensajes. Mantén un registro comprensible y una vía manual para continuar. Empieza con una prueba controlada que cubra tanto el recorrido correcto como los fallos esperables.
Añade IA cuando la tarea lo requiera
Si el proceso se resuelve con reglas claras, una integración puede bastar. Cuando uses IA para interpretar texto, define ejemplos de evaluación, límites y revisión humana antes de acciones relevantes. No envíes datos confidenciales a un proveedor sin revisar el tratamiento y los acuerdos correspondientes. Evalúa calidad, coste y recuperación, además de velocidad.